Saper gestire il proprio tempo è una cosa che ho pensato da un po’ di tempo, perché per un freelance o per una persona che si approccia al mondo del motiongraphics o degli effetti speciali ma anche per blogger, fotografo e grafico (e molti altri ancora) la gestione efficace del tempo è una cosa fondamentale. Se impieghi troppo tempo per organizzare o gestire un progetto o nell’affrontare più scadenze contemporaneamente, ti ritroverai all’ultimo a fare le corse gestendole male.
Nella mia attività, quando ho iniziato 7 anni fa dal momento in cui scrivo questo articolo, non avevo la benché minima considerazione di sapere di volere gestire il mio tempo in modo efficace. Semplicemente iniziavo a chiamare, organizzare, studiare senza un metodo ben preciso e questo mi causava la problematica di non avere una direzione chiara, un po’ di confusione che regnava sovrana, così come sulla mia scrivania. Nel tempo mi sono accorto che dopo aver ordinato la scrivania mi trovavo in un mindset più consono per lavorare, cioè mi trovavo in uno stato mentale più chiaro ed ordinato: ero più produttivo. Ma rimaneva sempre una gestione frammentata e poco funzionale. Così nel tempo, tra l’esperienza che accumulavo, la consapevolezza di quando riuscivo a gestire molto più facilmente le mie attività rispetto a quando facevo fatica, si faceva strada sempre di più l’utilizzo di mezzi utili assieme soprattutto ad una mentalità ben precisa.
1. Wunderlist
Questo software è un to-do list, 
cioè permette di creare liste di cose da fare che è una anche una App per lo smartphone e nello special modo permette di indicare quali delle attività sono scadenze, se si ripetono nel tempo e così via. Questo software/App mi permette di gestire efficacemente tutte le cose che devo fare nel tempo, lasciandomi libera la testa da tutte le incombenze. Sicuramente allenare la memoria è importante per mantenerla attiva, ma lo posso fare su qualcosa che mi è più utile e delegare scadenze a questo software. Molto utile e pratico. Una volta che una attività è stata svolta, basta spuntarla che scompare dalla lista in modo da tenere aggiornato ciò che si ha da fare. Con questa applicazione è difficile dimenticarsi qualcosa!
2. Evernote
Evernote è un programma molto conosciuto per creare note di ogni tipo, è una sorta di taccuino digitale che può essere installato come App sullo smartphone e sul PC o in versione browser o in versione Desktop. La differenza tra Wunderlist ed Evernote è che la prima lo tengo più per liste brevi o con una serie di punti da fare e spuntare una volta fatti, mentre Evernote lo utilizzo soprattutto per segnarmi appunti più consistenti e lunghi. Non c’è una grossa differenza se si guarda bene da vicino, ma la possibilità che ha Evernote di associarci un allegato con lo smartphone mi torna comodo quando sono fuori casa e ho visto qualcosa che mi ha ispirato e lo fotografo o mi registro un pezzo audio. Inoltre la possibilità di convidere queste note con altre persone, che possono essere modificate da ambo i lati, è comodissimo quando si tratta di gestire uno script o sceneggiatura per un video che ho da fare, come anche per redigere i testi di un blog, di una canzone e molto altro ancora. Lo trovi a questo indirizzo.
3. Tecnica del Pomodoro
Questa tecnica ha un nome che risale a chi coniò e sviluppò questo efficace sistema di gestione del tempo. Si tratta di usare un timer che può variare dai 10 ai 25 minuti solitamente nei quali si rimane concentrati su un obiettivo ben preciso da raggiungere. Non si fa altro per quei 25 minuti. E’ importante segnarsi, soprattutto le prime volte che si utilizza tale tecnica, tutti i fattori di distrazione possibili: controllo email, telefonate, facebook, twitter, ecc. Dopo quei 25 minuti di concentrazione, si passa a 5 minuti di pausa. Consiglio caldamente di fare un po’ stretching per quei 5 minuti se ti passi la giornata di fronte al PC: stare fermi troppo a lungo fa male al nostro corpo, almeno io mi sento proprio il corpo che mi comunica: “datti ‘na mossa!!”
4. Google Calendar
Google ha messo a disposizione questo strumento che mi si è rivelato ad essere una delle risorse che uso maggiormente per gestire le mie attività, i pagamenti, chiamare una persona o ritagliarmi del tempo per la formazione. Per ogni giorno ho la possibilità di creare eventi di una certa durata, che si possono ripetere nel tempo secondo un arco prefissato di tempo, utilissimo per ricordare fatture non pagate dai clienti, per segnarsi anche quando scade il bollo dell’auto, l’assicurazione, una gita programmata in largo anticipo e permettendo anche di aggiungere dei promemoria personalizzati, dall’unità di minuti all’anno. Avere tutto segnato in modo ben preciso mi ha liberato del peso di ricordarmi tutto a memoria, cosa difficile quando si ha a che fare con tante cose da gestire. Se vuoi conoscere nel dettaglio cosa puoi fare con Google Calendar, su Lifehack.org trovi un articolo molto interessante.
5. Suddividere le tue attività
Finora ho parlato di applicazioni e strumenti che si possono trovare su internet. Questa volta si tratta di un libro di Stephen Covey, le 7 Regole per aver successo. La traduzione non rende merito al libro (che originale sarebbe 7 Habits of Highly Effective People), ma i contenuti sono veramente ottimi. Suddividere le attività significa dedicare del tempo per fare qualcosa di importante e non urgente, qualcosa che poi influenzerà le tue azioni quotidianamente in modo da essere più efficace nelle attività che svolgi, concentrandoti su di esse e non su qualcosa di inutile. E’ un po’ prendere consapevolezza di ciò che si fa durante la giornata.
Chiaramente consiglio di leggere questo libro nella sua interezza per avere un senso più ampio di utilizzo, ma per quanto riguarda questo punto che ho voluto inserire, si tratta di focalizzarsi su determinati aspetti di primaria importanza, dare le giuste priorità alle attività. Innanzitutto come primo passo è fondamentale identificare i ruoli chiave.
I Ruoli Chiave
Se non hai ancora pensato agli ambiti della tua vita, di come e quanto dedichi il tempo alle determinate attività che fai ogni giorno, dovresti iniziare a pensarci. Quanto tempo dedichi alla famiglia? Al lavoro? Allo sviluppo personale? Per farti un esempio mi sono suddiviso i miei ruoli chiave così:
- Crescita personale
- Famiglia
- Ragazza
- Amici
- Attività fisica
- Lavoro: formazione
- Lavoro: esecutivo
- Lavoro: incontri con clienti o collaboratori
- Lavoro: monitoraggio
- Lavoro: pagamenti
Sulla base di questi ruoli chiave, ho creato in Google Calendar (come indicato dall’articolo collegato) tanti calendari specifici per ognuno di questi ruoli chiave, e alla Domenica o al Lunedì mattina mi dedico per un po’ di tempo a scrivere cosa nella settimana dovrò fare, quali obiettivi principali dovrò attuare in quegli ambiti. Organizzandomi in questo modo ho la possibilità di avere ogni settimana “riempita” con le attività da fare.
Parola d’ordine: flessibilità!
Una volta definiti i ruoli chiave, ed averli creati come rispettivi calendari su Google Calendar, si inseriscono gli impegni associati man mano.Non sono impegni inamovibili e a compartimenti stagni: a volte i ruoli si possono mescolare tra di loro ed in altre nel caso in cui c’è un imprevisto, ci si può dedicare a quest’ultimo e spostare quel particolare impegno. Infatti è da considerare con flessibilità questo programma: è una base validissima per autogestirsi, ma ripeto, non dobbiamo diventare schiavi di questo modello. Nonostante che inserisco almeno una ventina di attività alla settimana di cose da fare, mi rimangono sempre degli spazi vuoti nell’arco della giornata, e questo mi permette di concentrarmi magari più tempo su una cosa che su un’altra, associata poi alla Tecnica del Pomodoro.
Quindi alla fine si tratta di uno schema di questo tipo:
- I ruoli che abbiamo definito ognuno ha un suo obiettivo da svolgere;
- Ogni obiettivo viene pianificato attraverso mappe mentali in svariati passaggi da compiere;
- In base alle proprie conoscenze, durante la pianificazione comprendiamo se possiamo programmare momenti specifici della settimana che verrà per svolgere determinati punti;
- In caso che ci mancano le conoscenze per svolgere quel determinato obiettivo, potremmo delegare il suo svolgimento a qualche persona che conosciamo che sappiamo essere in grado di svolgere correttamente.
Sulla delegazione ci sarebbe da parlarne ancora, in quanto ci sono molti aspetti da dover considerare perchè sia veramente efficace.
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A presto!